Основные принципы тайм-менеджмента в работе мастера

Основные принципы тайм-менеджмента в работе мастера | Ярмарка Мастеров - ручная работа, handmade

Тайм-менеджмент или управление временем - очень важная способность, которая является одним из определяющих факторов успешности в любой работе, в том числе и в в нашей с Вами. В этой статье я бы хотела затронуть основные базовые принципы этой системы, которые могут помочь сделать работу более эффективной и результативной.

Итак,

1.Планирование времени.

Каждый день очень полезно начинать с плана. Этот план обязательно должен быть "записан" - на бумаге, в ежедневнике или в смартфоне - это не важно, главное, что не "в уме". Когда мы планируем дела только лишь у себя в голове, особенно это касается тех людей, которым не привычно заниматься эти регулярно и систематически, мы уже на подсознательном уровне уменьшаем перед самими собой уровень ответственности за выполнение этих дел.

управление временем

Планы и дела проще всего делить по их масштабности - краткосрочные - на день, среднесрочные - на неделю, долгосрочные - месяц-год. Все долгосрочные планы должны быть поделены на четкие среднесрочные задачи, а они, в свою очередь, на краткосрочные. Проще говоря, если вы хотите, скажем, хорошо подготовиться к новогоднему сезону, то внесите этот пункт в свой долгосрочный план действий. Обдумайте, что из себя должна представлять подготовка, с какими работами и в каком количестве вы хотите "войти" в сезон, составьте среднесрочный план - сколько таких работ нужно будет подготовить еженедельно или ежемесячно, чтобы выполнить этот план. Затем можно переходить к краткосрочному планированию - на день - сегодня нужно съездить за материалами, завтра начать делать и сделать то-то и столько-то. Задачи, разумеется, стоит ставить реальные и выполнимые. "Выполнимость" очень удобно отслеживать ретроспективно, анализируя свои записи за предыдущие дни и недели, внося необходимые коррективы - если вы решили непременно делать по 10 чудес в день, но день за днем, как ни стараетесь, не достигаете этого количества или же начинают страдать другие, тоже очень важные дела из плана - очевидно, что нужно вносить коррективы в свое планирование и вы либо перегнули палку, ставя себе задачи, либо не замечаете каких-то "вредных" раздражителей, мешающих достигать этих целей.

2. "Пожиратели" времени.

Это то, чем грешен почти каждый из нас. У всех пожиратели времени свои, но объединяет их то, что это всегда бесполезные занятия, не приносящие ничего, кроме как истребляющие время. Я не имею в виду отдых в данном случае, хотя отдых тоже полезно научиться планировать. Я, например, сделав все дела в магазине, порою склонна начать "зависать" и "затуплять" тут, на Ярмарке. Бесцельное блуждание по журналу, чередующееся с обновлением своей страницы, почтового ящика иногда может затянуться на час и более. При этом для меня это не есть отдых, потому что до этого, здесь же, на сайте, я занималась работой и не происходит психологического переключения и осознания окончания работы. Вот и получается, что ничем полезным уже не занимаюсь, а отдыхать - отдыхаю. Для меня это самый настоящий пожиратель времени.

тайм-менеджмент

Для начала, чтобы перейти на постепенное исключение пожирателей времени из своего дня, можно выделять на такую деятельность специальное определенное время, непременно после выполнения всех дел из дневного плана. Постепенно это время можно сокращать. Согласно одному интересному исследованию, на выработку любой привычки у человека уходи в среднем 66 дней. То есть контролируя себя чуть более двух месяцев, вы постепенно сами собой потеряете интерес к своим "пожирателям" времени.

Если вы точно не знаете, что именно бесполезно истребляет ваше время, попробуйте записывать эти вещи, каждый раз, как "засечете" их - список, возможно, получится немаленький.

3. Расстановка приоритетов.

Дела в свой дневной план, согласно принципам тайм менеджмента, нужно расставлять в порядке приоритета. Он формируется следующим образом. Первыми нужно ставить те дела, которые можно охарактеризовать как важные и срочны. Затем, те, которые являются срочными, но не очень важными, за ними - важные, но не срочные и, наконец, не важные и не срочные. То есть, например, я бы расставила приоритеты так: сначала выполнение заказа для покупателя, затем какие-то дела по подготовке планируемого мастер-класса или публикации, потом можно осмотреться в своем блоге, ответить на комментарии, подкорректировать описания работ и прочее и, наконец, дать себе время на эскиз какой-то новой идеи или дизайна, который маячит в голове или съездить в магазин за интересными материалами. Ну, это опять-таки, просто личный пример.

Помните, что выполняя свой план, надо придерживаться приоритетного порядка дел и не переходит менее срочным и важным, не закончив более важные и срочные.

Конечно, случаются форс-мажоры, новые дела могут появляться внезапно, для этого стоит оставлять несколько "зазоров" в своем графике, дела можно менять или отодвигать, если изменяется их приоритет в ходе дня или недели.

4. Отдых и личное время.

Об этом тоже нельзя забывать, составляя свой план. От эффективности отдыха зависит эффективность работы. Из времени на отдых можно формировать упомянутые в прошлом пункте "зазоры". Отдых тоже имеет свою классификацию - от пары минут передышки раз в час до обеденного перерыва и своевременного окончания рабочего дня. Учитывайте это время, записывайте, как пункты плана, если хотите, но главное не заполнять время отдыха или обеда тем, о чем упомянуто в пункте про "пожирателей" времени.

5. Держите мастерскую и компьютер в чистоте.

Это тоже очень влияет на эффективность расходования времени. Всегда сложно найти что-то нужное и даже просто сконцентрироваться на работе, если вы работает среди беспорядка и кучи хлама. Систематизируйте свои материалы, уложите все в красивые коробочки-ящички-шкафчики, подумайте, как сделать это функционально и не забывайте прибираться в конце каждого рабочего дня.

6. Деление сложных задач на простые.

Любое на первый взгляд невыполнимое дело теряет остается таковым, пока не найдешь способ поделить его на ряд простых и ясных задач. Поэтому не стоит записывать в свой график дело, которое не понятно как делать и сколько на это уйдет времени. Пишите только те дела, о которых вы хотя бы приблизительно можете сказать, сколько на них уйдет времени. Например, у меня в голове есть идея сшить сложный по конструкции рюкзак. Я даже не знаю точно, смогу ли сделать это за день или за два. Поэтому бессмысленно записывать его пошив как пункт плана. Гораздо удобнее и полезнее будет занести выполнение этой задачи как ряда подзадач - рассчитать выкройки, раскроить материал, выполнить пошив сверх накладных элементов и тому подобное. Сколько времени займет каждое из этих дел - я уже примерно могу себе представить и, таким образом, могу прикинуть общее время и последовательность действий, необходимое для изготовление рюкзака. И да, это будет не один день, кажется.

7. Мотивируйте себя.

Планируя и выполнения каждое дело из списка, думайте, прежде всего, о его результатах. Меня наверно сейчас просто закидают тапками, но я с детства привыкла снисходительно относиться к фразе "главное не победа, а участие". Я считаю, что этим можно только утешить ребенка, не выигравшего в конкурсе, а для взрослых, занимающихся делом, особенно, своим делом, людей - это путь к тому, чтобы стать неудачником. Главное в делах - результат, то есть победа. А участие без этой победы - лишь впустую потраченное время. Конечно, в каждом деле победа может быть разной, а иногда есть несколько исходов дела, которые можно считать победой. Главное, четко определить для себя, что именно в этом деле будет хорошим результатом, а что плохим. И стремиться к хорошему, меняя свой подход и анализируя ситуацию в случае его недостижения.

На этом все, хотя тема и не исчерпана, тайм-менеджмент - объемная и непростая наука, об этом целые книги пишут. Спасибо за внимание, всем эффективных и результативных дел.

Комментарии (40)
Татьяна ❀ Rimel 02.09.2014

Спасибо, Наталья! Всегда с удовольствием читаю ваши статьи

Чёткого плана на день я никогда не пишу и таких задач я перед собой не ставлю, пока есть основная работа. Однако даже просто записанные на бумажке задачи сильно мотивируют.

Спасибо! А я сама пользуюсь этими советами... периодами:) Когда возникает куча дел - много заказов, например, я начинаю путаться в том, для кого и что должна сделать, я начинаю записывать это - заказчиков, заказы, которые должна сделать, материалы, которые нужно купить, домашние дела, которые тоже никто не отменял - и тогда резко все систематизируется и я все четко успеваю, а потом аврал проходит, дел становится меньше и я перестаю это делать:) а потом - снова:)

Татьяна ❀ Rimel 02.09.2014

Верно, Наталья, на период аврала эти методы отлично подходят! Сам аврал стимулирует «разложить по полочкам» все обязанности и чётко их выполнять.

CreativeTime! 02.09.2014

ооо как мне это нужно было прочитать! СПАСИБИССИМО {#}{#}

О, прикольно:) очень рада, спасибо:)

Наталья, чудесная статья! Спасибо!

Все очень понятно и по полочкам разложено :){#}

Насчет последнего пункта, на мой взгляд важна победа над собой, повышение своего мастерства и продаваемости. Последнее можно считать очень своеобразным мерилом успеха, но не всегда. Так же должно учитываться и внутреннее состояние комфорта и гармонии в собственной жизни :) А чужие вершины могут служить лишь предположительным ориентиром, опять же, очень и очень осторожно, с оглядкой на собственную задачу.

я с вами полностью согласна, обо всех этих вещах уже писала в других публикациях... а в последнем пункте я старалась подчеркнуть именно то, что понятие "победа" и "успех" в любом деле надо именно относительно себя мерить, своих целей и своих интересов:)

Простите за такое количество опечаток, мне очень стыдно!{#} Отвлеклась и не проверила, а там ужас что:)

Когда читается легко, то на ошибки уже никто несмотрит :) А кто смотрит, того интересует не столько суть, сколько форма {#}

А я на одном дыхании прочла и ничего не заметила.. Или уже так устала, что пора себе сделать отдых?{#}

Показать все