+13 к экономии времени

В бизнесе сейчас бытует модное западное слово "тайм-менеджмент" - искусство управлять своим временем. Много книг написано для управленцев, которые грезят повышением эффективности своей (и чужой) работы. На мой взгляд, советы из таких книг можно применять в любом деле. Да и за год моей работы скопилось несколько хороших идей по сокращению временных затрат, которые я или применяю или намереваюсь применять. Я не гуру "тайм-менеджмента", поэтому часть идей в моей личной практике на настоящий момент находятся в разработке. Надеюсь, что и для Вас они окажутся полезными.

  1. Планирование работы.
    С этой целью обычно составляют списки - на рабочем столе компьютера или, по традиции, на бумаге. Последний вариант лично для меня эффективнее. Я люблю упорядочивать заказы по датам, сразу указывая их в списке: "Браслет для Н. (до 30 июня)". Соответственно, и работу выполняю по степени срочности. Разумеется, предварительно уточняя у покупателя - в подарок ли, на какое-то мероприятие или просто для себя.
  2. Все важные ссылки должны быть под рукой.
    "Ярмарка Мастеров", "Почта России", сайты с материалами для творчества обычно нужны почти ежедневно, поэтому в браузере они в "Закладках" или на главной странице.
  3. Наличие папок с "источниками вдохновения" и с почтовыми чеками.
    Такие папки можно делать на рабочем столе компьютера и в осязаемом варианте. В первой у меня лежит все то, что присылают в процессе переписки заказчики - идеи, эскизы, схемы. Также туда я складываю, разбивая на категории (например, "Животные", "Лого музыкальных групп", "Из игр", "Эскизы для тату" (кстати, это идеальные эскизы для большинства несложных росписей по коже)), найденные в Интернете изображения, которые могут натолкнуть меня на творческую мысль. Во втором варианте папки собраны выкройки и эскизы от руки - по той простой причине, что выбрасывать их нельзя, ибо сразу же кто-то закажет работу именно по ним. Третий тип папки - отчеты по посылкам ("сохраняйте билет до конца поездки"), чтобы долго не искать, если вдруг заказчик вознегодовал от двухнедельного путешествия товара из МО в Москву (и весьма справедливо вознегодовал, кстати).время, мастер, заказы, статья, совет, настроение
  4. "Один час - одно дело" или по принципу разделения функций.
    "А Вы умеете работать в режиме многозадачности?" - любят спрашивать на собеседованиях и одобрительно кивать, если ответ следует положительный. Смотря какая многозадачность. Если заказов много, сделать их одновременно можно, но не факт, что будет качественно и самим результат будет нравится. Тут есть два варианта:
    а) Есть разные по типу заказы (роспись готового брелка, браслет с клепками). Тогда сперва мы полностью делаем один заказ, а потом второй. Какую выгоду мы получаем: сделав роспись, мы выкраиваем время для ее высыхания, пока занимаемся браслетом, а войдя в ритм установки клепок и не отвлекаясь на роспись, мы установим их максимально ровно.
    б) Есть много однотипных заказов (5 браслетов с росписью). В этом случае делим на типы уже работу, представляя себя большим конвейером: сначала выкраиваем все 5 штук, потом всем пришиваем кнопки, затем достаем краски и расписываем (если рисунок один и тот же - то по схеме "б" (рука на 2-м браслете уже привыкает делать идентичные линии), если нет - то вспоминаем "а").
  5. Еще немного о разделении труда.
    Допустим, Вам заказали вещь с элементом, который Вы не умеете делать. Для меня такая головоломка - ловец снов с росписью. Роспись-то я сделаю. Но, чем потратить несколько дней на осваивание плетения ловцов, я лучше перепоручу эту часть работы другому мастеру. Освоить плетение можно, когда будет соответствующее настроение.
  6. Настроение...
    Что касается настроения, как ни удивительно, ему лучше быть нейтральным, чем положительным, эйфоричным. В последнем случае можно наделать огрехов только потому, что мысли о случившейся радости отвлекают от работы.
  7. Отсутствие отвлекающих факторов.
    Справляюсь с этим так: открываю фотографию на компьютере: перед глазами всегда должен быть эскиз или готовый вариант. Почту и "Вконтакте" проверяю перед началом работы, отвечаю на все письма и возвращаюсь, когда в работе вынужденная пауза (краска сохнет). Также отвлекать могут другие дела, требующие решения (курица в духовке, соскучившаяся подруга, ненавязчиво лежащие рядом вопросы к завтрашнему экзамену). Тут работает принцип важности, и снова вспоминаем п.1 и п.4(а), выполняя работу по степени неотложности.тайм-менеджмент, работа, заказ, конкурс, инструмент
  8. Паузы в работе.
    Если делать работу непрерывно, можно устать и наделать ошибок. Однако паузы нужно расставлять грамотно - делать их после полного выполнения однотипных действий (чтобы не сбиться после отдыха - см.п.4(б)). В пяти- или десятиминутные паузы можно послушать музыку, проверить почту (ура, дорвались!), что-то съесть.
  9. Важно! Облегчающие труд инструменты.
    Пусть они стоят дорого (и Вас это смущает), но они обязательно окупятся - Вы сохраните самое важное: время.
    P.S. И как я раньше не понимала, что пробойник лучше шила?!
  10. Купите почтовые пакеты на будущее.
    На "Ярмарке" и в целом в Интернете есть чудесные люди, которые недорого и массово продают такие пакеты. Потрясающая экономия времени! И возьмите с почтового отделения несколько бланков на посылку. Тогда на почте Вы просто будете дожидаться своей очереди, а не спешно заполнять бланк и ждать, когда продадут пакет нужного размера.
  11. Адекватный взгляд на сроки.
    Успеете ли Вы выполнить заказ в течение недели, учитывая, что у Вас один выходной или ненормированный график? Какой день полностью или вечернее время Вы можете выделить на выполнение заказа? Стоит учитывать также и накладки из серии: "сегодня заработался(сь) до изнеможения", "неожиданно позвали в гости", "придется пересдавать зачет".
    А если не успеваете? Диалог с покупателем никто не отменял: все мы люди, послушаем, поймем и вместе найдем выход. Обычно покупатель не думает, чем занят мастер помимо handmade, поэтому прояснение ситуации будет лучшим вариантом, чем поспешность или необъясненная задержка.покупатель, работа на заказ, эффективность, советы, сроки
  12. Шаблоны.
    Иногда мы говорим покупателям одно и то же: что такое наложенный платеж, как мы принимаем оплату (правила читают не все). Можно разработать несколько строк, описывающих те или иные повторяющиеся реплики. Однако важно учитывать, что общение только шаблонами будет напоминать МакДональдсовское "Спасибо, что без сдачи! Приходите к нам еще!" Их надо встраивать в живой диалог. Как минимум - обратиться к человеку по имени. Исключением будет являться разве что шаблон отказа от висящего несколько месяцев заказа.
  13. И совершенно удивительная вещь в нашем сумасшедшем мире. Спать и есть по расписанию.
    Положительным примером в этом плане для меня стала профессор МПГУ В.С.Мухина, которая многократно выезжала оказывать психологическую помощь пострадавшим в экстремальных ситуациях детям (землетрясение в Армении, Беслан). Несмотря на нестабильность и опасность среды, она и ее группа психологов соблюдали режим - вовремя ложились спать и способствовали тому, чтобы дети тоже уснули в определенное время. Это помогало эффективно работать на следующий день и также способствовало реабилитации пострадавших. Что и говорить о том, что правило здорового сна можно соблюдать в обычных рабочих условиях.
    Спасибо за внимание к моей статье и успешного Вам тайм-менеджмента! Ваша Va-Leri.
Комментарии (21)

Спасибо, Валерия, ваша статья - одна из тех редких статей, что вельми пользительна, посему радостно добавляю в "Избранное" :)

Va-Leri (Валерия) 02.07.2013

Благодарю всех за отклики!

можно внести свои маааленькие 5 копеек )

почтовые пакеты и почтовые бланки для заполнения можно продаются в "Комусе", обычно покупаю там, а заполняю всё дома )

Va-Leri (Валерия) 02.07.2013

Здорово! Спасибо за совет, Наталия! Я никогда не видела или не обращала внимание, что они там есть. Подскажите, пожалуйста, в каком территориально "Комусе" Вы их берете. Почём они там?

А меня прям с почты в "комус" и отправили, когда у них пакетов не было, а я хотела сразу много купить (кстати тоже вариант на почте покупать заранее пакеты)

по чем, честно говоря, не помню, я их набираю сразу много разных размеров, недорого, не дороже, чем на почте, а то и дешевле ), территориально м. Перово (Москва) прям около метро магазин, если выйти к ул. 3-я Владимирская

Va-Leri (Валерия) 02.07.2013

Большое спасибо!

не за что{#}

Очень полезная тема!)))

Norgi 24.06.2013

Второй пункт повеселил...

Va-Leri (Валерия) 02.07.2013

Хорошо, что он оказался для Вас полезным. :)

Показать еще