Планирование и Bullet Journal

Итак, планирование :)

Это не первая моя публикация на эту тему, но я экспериментирую, ищу новые способы оптимизации рабочего процесса и иногда они даже вполне успешны, поэтому я исправно делюсь полезными наработками. Я не претендую на истину в последней инстанции, общаясь с коллегами, я пришла к выводу, что многое из того, что помогает мне быть продуктивной, совершенно бесполезно для какого-либо другого человека, равно как и мне могут казаться глупыми и странными вещи, удобные и полезные другим.

Также я хочу обратить внимание на то, что в данный момент 90% моего времени занимает работа. Я не готовлю, крайне редко занимаюсь уборкой и вообще к бытовой жизни прикасаюсь мало и не убедительно. Поэтому всё описанное будет актуально до тех пор, пока я не начну жить отдельно от родителей, а потом я начну искать новые пути оптимизации своего времени :) Но это не значит, что мои наработки не подойдут никому, кто не живёт, как я, поскольку многие вещи там будут полезны (я надеюсь) вне зависимости от рода вашей деятельности и времени, которое вы на неё тратите. Так что погнали :)

Ещё с детства я ненавидела «распорядок дня». Я честно неоднократно пыталась ему следовать, каждый раз составляя его с учётом ежедневного расписания уроков и дополнительных занятий. Хватало меня обычно на неделю-две максимум, после чего я бросала эту затею. Примерно раз в полгода-год я мужественно возвращалась к распорядку... но нет, увы, никакие красивые листочки, приклеенные на шкаф, не могли заставить меня жить по часам.

В институте я стала чуточку осознаннее, потому что помимо учёбы и дополнительных занятий у меня появилась, во-первых, работа (та, которая по трудовой), во-вторых, хобби, которое в тот момент ещё не затмило собой всё моё время, но уже требовало внимания. И я решила, что распорядок дня мне уже не подходит, но мне всенепременно нужны ежедневники, чтобы не забывать о встречах, планах и вообще красиво и нарядно оперировать своим свободным временем.

Ежедневники были датированные и не датированные, разных форматов и размеров, бумажные и электронные, те, которые лежали на столе перед глазами и те, которые можно было сунуть в карман или сумку. Но всю эту историю из раза в раз постигала одна и та же участь: неделя, две, месяц максимум — и ведение забрасывалось. Было проще написать себе клейкий листочек с одним делом, второе поставить на будильник, а третье озвучить домашним с просьбой напомнить. Раздражало страшно :)

В течение многих лет я искала себе оптимальную систему записей. Миллион блокнотов, бумажек, вырванных откуда-то листочков, испорченных визиток (на обратной стороне можно писать!) было разбросано по всему столу, и пока свободное место не кончалось, бумажка не выкидывалась. Иногда записи велись во всех направлениях, включая диагональ, а ещё иногда можно было написать ручкой поверх карандаша :) Всё же, при прочих равных, я предпочту аналоговые носители цифровым, но когда ты уже два часа не можешь найти список закупок на ближайшую поездку в магазин, а потом понимаешь, что именно этим обрывком ты вчера вытирал клей или что именно эти карандашные заметки были вчера перекрыты чернилами, приходит осознание — надо что-то менять.

К этому времени у меня уже проклюнулись зачатки планирования. Моё дело развивалось, и нужно было быть гораздо внимательнее, чем когда оно было просто хобби. На отдельных листочках записывались планы на день, которые нежелательно было откладывать, пресловутые списки закупок, дела несрочные, но обязательные. Оставалось только всё это систематизировать, и именно в этот момент я открыла для себя Bullet Journal.

Не исключаю вероятности, что если бы я взяла обычный блокнот в клетку или линейку, то эффект был бы тот же. Но я их на дух не переношу, предпочитая любым линованным вариациям чистые листы. Блокнот в точку — идеальное решение, выглядящее как чистый лист, но при этом элементарно линующееся хоть в ромбик, хоть в лабиринт. Именно поэтому мне было так приятно его начинать :)

Вести такой блокнот я начала в январе 2018 года — в новый год с чистого листа, так сказать. Оценив для себя основные категории записей, которые расползались ранее по столу, я смогла их систематизировать, отведя отдельные страницы под каждую из них. О каждой из них я сейчас расскажу поподробнее, чтобы вы могли оценить, какие из них вам подходят, какие не нужны, а какие понадобятся, но я такими не пользуюсь :)

Таким образом, в блокноте появились:

• Контент-план на неделю.

Скажу сразу, за год с небольшим я переписывала его трижды, т.к. в процессе работы я понимала, что предыдущая версия неоптимальна. Впрочем, нет никаких гарантий, что текущий вариант не будет переделан через полгода :)

Скажу сразу, что это не совсем то, что обычно подразумевается под данным словосочетанием. Дело в том, что все посты во всех соц. сетях и на всех страницах я прописываю по мере появления контента. Мне проще вырабатывать его много, чем отдельно садиться и решать, что вот сегодня я напишу про камушки, а завтра про новое украшение. Чаще всего я делаю много всякого разного, а далее просто раскидываю полученное по сетке расписания (а вот оно у меня как раз есть). При чём для меня важно, чтобы даже если я выкладываю одно и то же фото в Инстаграм, например, и в ВК, чтобы хотя бы текст был разным, потому как есть люди, которые читают меня одновременно на нескольких площадках.

Соответственно, вышеупомянутый контент-план — на самом деле некоторое расписание интернет-деятельности. Посты в ИГ и в ВК должны быть ежедневными, выкладывать товары на Ярмарку Мастеров можно 2 раза в неделю, сайт обновлять достаточно один раз в неделю, товары на Etsy необходимо выкладывать в идеале каждый день. Кроме того, необходимо искать дополнительные рекламные площадки, находить время на изучение рынка, не забывать об администрировании площадок помимо своей личной (у меня их дополнительно две).

Сейчас у меня ещё в этот план вписан пункт «полить Ростислава». Ростислав — это моя хавортия, предыдущая, Евгений, почила смертью храбрых как раз по причине, что я забывала поливать её месяцами :) Поэтому проще вписать в еженедельный план, тогда точно не забуду (впрочем, в отпуске, когда я не прописывала себе ежедневный план (о нём позже), я и в еженедельный не заглядывала. Чуть не забыла :)).

• План на год.

Не с того я начала, ну да ладно :) Сюда я вписываю не столько чёткие планы, сколько свои заветные желания и цели. Далеко не все они выполняются, но иногда полезно вписать туда мимолётную хотелку типа покупки книги, про которую потом обязательно забудешь.

По секрету: на соседней странице у меня план «на жизнь». Он появился относительно недавно, став итогом разнообразного планирования «вот эту штуку надо сделать в течение года, вот эту — в течение двух, а эту хорошо бы лет через 10 осуществить». В итоге там примерно то же, то в плане на год, только требующее больше физических, моральных и финансовых затрат. Здесь и переезд, и перебивание татуировки, и отпуск на Сейшелах. Когда-нибудь, да случится :)

Разумеется, тут надо здраво оценивать свои силы, и если вы стопроцентно не уверены в том, что вы сможете выполнить написанное в течение года, лучше тоже завести подобный план «на жизнь». К примеру, у меня в целях на прошлый год стояло выдувание стекла. Но когда я один раз попробовала, я поняла, что предпочту и дальше покупать готовые пузыри у тех, кто уже умеет это делать, потому что трудовые и финансовые затраты на это мероприятие, на мой взгляд, того не стоят.

Кроме того, очень важно периодически заглядывать в этот список. К слову, я не просто так сказала про книгу — у меня была такая в списке на прошлый год, но поскольку я не особо часто туда заглядывала, я так её и не купила :) Теперь этот пункт перешёл в план на 2019 год.

• План на месяц.

Эта штука, на самом деле, у меня делится на несколько основных частей, одна из которых иногда пустует. Поэтому о каждой по отдельности.

1. Календарь. У меня он сочетает в себе стандартный датированный ежедневник и сетку расписания постов. По датам расчерчиваются квадратики для отслеживания подготовленных постов, и в каждую дату вписываются встречи, мероприятия и важные звонки.

2. Список «неотложки» на месяц.

Это дела, которые не имеют чёткой даты, но их желательно сделать именно в этом месяце. Чаще всего сюда вписываются какие-то подвисшие дела, откладываемые достаточно давно (стоит ли говорить, что они и в списке зачастую переезжают из месяца в месяц :)), и всякое, что нельзя забывать, например, подача заявки на конкурс или прививка коту.

3. Список заказов.

Это как раз та категория, которая иногда пустует, когда у меня перерывы. Да, я веду всё в электронном виде, у меня есть таблица, в которой все даты, оплата, готовность, отправка и вообще всё-всё-всё. Но держать отдельно список заказов с учётом особенностей текущего приёма получается довольно наглядно.

Туда легко вписать какой-либо ремонт (если он бесплатный, то в базу я могу его забыть внести), удобно отслеживать количество свободных для заказа мест, очерёдность (поскольку попадание в список заказов зависит не от времени заказа, а от времени внесения предоплаты), ну и банально легко оценивать фронт работ (ведь в основной базе все покупки, как под заказ, так и из наличия).

4. Продуктивность работы и доход.

На самом деле, не самая нужная вещь. Я начала вести её в момент, когда пыталась понять, есть ли закономерность между стоимостью сделанных за месяц украшений (новых и на заказ) и заработанной за месяц суммой. Спойлер — её нет. Но, как говорится, мотоцикл угнали, а привычка осталась, поэтому я продолжаю вести две эти колонки, исправно вписывая доходы и стоимость того, что я создаю. Опять же, устанавливая себе каждый месяц определённую планку, приятно стремиться её выполнить :)

Прежде чем я перейду к основной и главной вещи — ежедневному планированию — я хочу отметить ещё несколько вещей, которые вписываются всё в тот же блокнот:

- планы на ярмарки. Наглядно прописывается, какие категории товаров надо пополнить, чтобы учесть максимум вариантов по цветам, размерам, дизайну. Так же там отслеживается потоковое и штучное;

- эскизы и списки идей. Тут я, на самом деле, немного лукавлю, потому что первый год у меня это было действительно в блокноте, потому что если идеи хотя бы как-то не фиксировать, я их забываю, однако со временем список был перенесён в электронный вид, для удобства отслеживания выполненного/забытого, а под эскизы приспособила черновой блокнот, в котором пишу и рисую всё подряд;

- списки. Списки покупок, участников розыгрыша, книг, фильмов, и вообще чего угодно. Так они не теряются, не забываются, не захламляют информационное пространство, а если нужно взять с собой — можно сфоткать :) Мне так удобнее, хотя списки покупок я изредка веду через Google Keep (синхронизируется между телефоном и компьютером, что создаёт дополнительное удобство);

- и ещё одна вещь, которую я делала в первый месяц использования блокнота, после чего плюнула и пока не вернулась к этой вещи ни в каком виде — трекеры. Впрочем, сетка расписания постов немного подходит под эту категорию.

Трекер — это некоторая таблица (или её подобие), в которой вы отмечаете выполнение определённых вещей. В моём случае — три поста в день, которые надо отметить плюсиками. Изначально я пыталась вписывать в этот трекер бытовые дела, контролирующие, в частности, режим дня и более менее стабильные приёмы пищи, но если честно, мне быстро надоело. Понимание того, что я не ложусь вовремя по тем или иным причинам, а так же отслеживание режима в целом у меня есть вне зависимости от наличия трекера.

И наконец мы дошли до самого сладкого: план на день. До этого я рассказывала об устройстве моего блокнота от более крупных временных промежутках к более мелким, теперь же я в двух словах скажу о том, как выглядит ежедневный план в блокноте и постепенно буду переходить уже к хитростям и лайфхакам, которые использую для поддержания продуктивности (а иногда и повышения, но над этим ещё нужно работать) в рамках дня — недели — месяца и так далее.

План на день я пишу, отталкиваясь от нескольких составляющих:

- недельный контент-план (ежедневно выписываю оттуда всё, что положено делать в этот день);
- пылающие дедлайны;
- запланированные встречи и мероприятия;
- количество предполагаемого свободного времени и сложность работ.

Здесь сразу всплывает несколько нюансов. У меня нет возможности создать себе оформленный рабочий день, во-первых, по причине собственной импульсивности, в результате которой я могу забить на распланированный рабочий день и укатить на другой конец города тусить, во-вторых, по причине ненормированного графика моего прекрасного мужчины. Поскольку у него выходные не суббота-воскресенье, а ВНЕЗАПНО, я стараюсь максимально подогнать свои рабочие и свободные часы под него. Соответственно, в первую очередь это отражается на контент-плане. Решается, впрочем, довольно легко — если отсутствие на рабочем месте запланировано заранее, то все интернетные дела раскидываются равномерно на день до и день после. Если побег из Мастерской внезапен — то только на день после.

Я пробовала ещё вариант, когда пропущенный день восполнялся только на следующей неделе (вынужденная мера, когда из-за выходных и неправильной расстановки приоритетов на меня свалилась необходимость выполнения в один день ВСЕХ недельных интернетных работ :)), но это чревато проблемами, особенно для тех заданий, которые выполняются раз в неделю. А что, если на следующей неделе будет пропущен ровно тот же день недели? Потом не разгрести это всё просто будет :) То же самое, на самом деле, может коснуться любого пункта в плане, не только публикаций. Бывает, что я не успеваю отснять новое в течение светового дня, или не успеваю доделать работу. Это, впрочем, тоже может спровоцировать снежный ком с интернетной работой.

Для решения этой проблемы необходимо правильно расставить приоритеты. Я для себя выделила два неплохих способа, оба рабочие, в идеальном мире их бы совместить, но это не всегда удобно. В любом случае, оба основываются на довольно важном нюансе: писать план необходимо накануне, а не с утра день в день. Иначе прям сложно и вы рискуете залипнуть на этом этапе на час, если не больше.

Вариант первый: расстановка задач строго по очереди. В первую очередь вы сразу делаете набросок дня, так что чётко знаете, когда у вас будет время прерваться на обед, если у вас встреча — сделать распорядок в обход неё. Кроме того, это очень удобно, если вам необходимо работать весь день — в первой половине дня можно расположить неотложные дела и то, что требует света, вечером заняться выкладками в интернет и заготовками (к примеру). Я стараюсь дополнительно перемешивать виды деятельности, т.е. сделала украшение — выложила товар на сайт — сделала ещё украшение — подготовила посты в соцсети — снова работа руками — сделала фото новых работ и т.д. Такой метод подходит не всем, но я поняла, что так успеваю больше.

Вариант второй: все задачи, не выполненные сегодня, переносятся на завтра. Если задача переносится второй день подряд, то либо она снимается (значит, не так уж она и актуальна), либо на третий день её необходимо выполнить первой (даже если не хочется). Здесь важно здраво оценивать свои силы, чтобы не получить на 3-4 день список из 50 пунктов, в то время как физически выполнимы от силы 10 :)

Как я уже сказала, в идеале — совместить эти две схемы, но они будут хорошо работать в паре только при условии, что вы не оставляете на завтра больше 1-2 пунктов, причём не очень сложных, иначе система день/ночь, под которую подстраивается первый вариант развития событий, в один прекрасный момент поломается.

Кроме того, есть определённый набор дополнительных хитростей, которые позволяют мне, во-первых, поддерживать хорошую продуктивность, во-вторых, слегка обманывать мозг, помогая мне периодически превосходить свои физические возможности:

- записывать максимум задач, даже самых мелких. Чтоб вы понимали, поменять резинку на крышке фотоаппарата я не могла полгода, до тех пор, пока не внесла в список на день :)

- из первого вытекает второе: дробные задачи. Можно внести в список один пункт «фото изделий», а можно аж три — «сделать фото», «обработать фото», «выложить фото». Три плюсика в списке это же приятнее, чем один :)

- вызовы. Это вот прям оказалось находкой для шпиона. Вариант первый: формат игры PvP. Вдвоём с коллегой пишем план на день, ставим временные рамки, и кто больше выполнил в процентном соотношении — тот и победил. Играть можно на интерес, на рекламу, на материалы, при острой необходимости мотивировать себя полностью — на деньги. Способы игры также могут варьироваться — можно на общую продуктивность, можно только на определённый тип работы (ну чаще всего это, разумеется, создание чего-либо).

Вариант второй, который я использую исключительно со своим мужчиной — работа на спор. Я пишу план на день, озвучиваю ему, и за каждые невыполненные в конце дня 10% плана должна ему одно желание. За 90 и более процентов выполнения желание должен уже он. Сурово, но мотивирует, плюс, когда условия были помягче, проиграв 4 желания подряд он отказался продолжать такого рода деятельность :)

Всё это, конечно, здорово, и работать 24/7 — это благо, казалось бы, но на самом деле нет. Потому что усталость, проблемы со здоровьем, выгорание и ещё целый букет непередаваемых эмоций, которые не только не помогают быть продуктивными, но и сильно мешают. Разумеется, я к этому пришла не сразу, предварительно поглотив достаточное количество лекарственных препаратов, словив несколько нервных срывов (к слову, эту статью пишу как раз после самого масштабного :)) и покатавшись на скорой, но если до конца февраля я стабильно ратовала только за лёгкий отдых типа пару раз в неделю, а отпуск на долгий срок — это миф, невозможно, и вообще непозволительно дорого, то теперь я считаю, что отдых нужен вообще очень разный, иначе кончитесь вы гораздо раньше, чем вам хотелось бы.

Во-первых, я не устаю повторять, что режим дня — это хорошая и правильная вещь. Режим дня, совмещённый с режимом питания — это вообще что-то прекрасное (оценила в полной мере, питаясь 5 раз в день бульоном с перерывами на лекарства по часам :)), но я понимаю, что далеко не всегда это реально. Спать надо, это прям обязательно, потому что если организм не отдыхает, то работать он будет на костылях и энергетиках (непродуктивно и недолго). Я читала про большое количество разнообразных практик сна, когда люди спят, к примеру, по 15 минут или по паре часов несколько раз в день. Я знаю всего одного человека на практике, который может так дробно спать, и при этом функционировать (почти) нормально. Всё равно через неделю такого режима его совершенно спокойно может вырубить на сутки, и дальше хоть из пушки стреляй. Поэтому со своей стороны, я считаю единственно правильным — нормальный ночной сон. Кроме того, я допускаю при повышенной усталости дополнительные пару часов дневного сна, потому что действительно ценность сна разная в разное время суток. Я, к примеру, с 15 до 18 часов могу выспаться так, как будто я спала часов 10, не меньше. По факту мне хватает 7 часов ночного сна, чтобы чувствовать себя достаточно комфортно в течение всего дня.

Разумеется, у всех организмы разные. Поэтому самое правильное, что вы можете сделать — поэкспериментировать (в рамках разумного) и выявить для себя максимально комфортный режим. Вообще личное ощущение удобства — это основная составляющая полезного отдыха. Наверняка же каждый хотя бы раз в жизни после, к примеру, полноценного, казалось бы, ночного сна, или целых выходных на природе, чувствовал себя уставшим прям вот с утра. Чтобы такого не происходило, как раз и нужно во-первых, определить оптимальные часы работы и отдыха (я, к примеру, гораздо продуктивнее утром, но как минимум час после пробуждения мне требуется на раскачку. И чем позже я встану, тем дольше я буду приводить себя в рабочее состояние), во-вторых, чётко разделить работу и отдых, в-третьих, убедить себя в том, что отдых — это нужно, полезно и положительно сказывается на вашей работе.

Если с первым пунктом всё более-менее оказалось понятно, то ко второму и третьему я приходила фантастически долго. Причём я думала, что самая моя большая проблема — это как раз режим самоедства в периоды «ничегонеделания», потому что вот, сижу тут, понимаете ли, в баре, с друзьями, а могла бы заказ делать или посты в отложку писать. Из-за этой проблемы часто ломался режим, потому что в список на день я записывала слишком много, и ближе к полуночи ловила панику на тему «мне же надо ложиться спать, а я так плохо поработала, ну ладно, ещё полчасика, сколько успею, а потом спать». Во-первых, ни разу это не было полчаса. При хорошем раскладе — минимум до двух-трёх ночи. При плохом — до пяти, при этом вставать-то я пыталась по прежнему в 8, моргала, в итоге вставала в 10-11 и хорошо если к 2 часам дня я была готова функционировать. Во-вторых, чем больше я себя накручивала на тему «я плохо поработала», тем ниже была моя продуктивность в остаток дня. В первую очередь это связано с тем, что в попытке сделать больше, я не могла грамотно расставить приоритеты, пыталась хвататься сразу за всё, мгновенно ощущала максимальную усталость и в итоге до конца доводилось минимальное количество дел.

В целом идея многофункциональности не всегда идёт на пользу. Гораздо эффективнее выполнять все задачи по очереди, поскольку внимание не размазывается по всему плану, но поскольку монотонность тоже может утомить, я вновь начну воспевать дробные задачи и смену деятельности. Я часто делаю какие-то вещи поэтапно, если это позволяет технология, но я даже на сообщение не отвечу, если это заставит меня бросить плетение/написание текста/фотосъёмку или любую другую задачу. Эту статью я писала два дня, и всего один раз я отвлеклась, не дописав абзац (и только потому, что потребовалась моментальная реакция вне ноутбука).

И вот самое сложное, чем страдаю не только я, но и огромное количество коллег, с которыми я регулярно общаюсь — отделение работы от отдыха. Последний отпуск с 5 по 14 марта — первый за последние 4,5 года моей деятельности, когда я постаралась максимально отключиться. Я не отвечала на сообщения, не организовывала закупки, не занималась контентом. В прошлом году, даже находясь в официальном отпуске за пределами города я умудрялась решать рабочие вопросы. Поездка с друзьями на дачу сопровождалась инструментами и материалами в дороге. Да, я ещё далека от идеала, потому что успела спроектировать новый стенд, подготовить мастер-класс и написать эту самую статью, но это безусловно уже победа :) Так что отдых должен быть отдыхом, и даже если вас тянет в рабочее русло, то это должно быть полюбовно, а не потому что надо или потому что стыдно бездельничать.

Резюмировать тезисно всё, что я написала, я не хочу. Я постаралась сделать не столько чёткое руководство к действию, сколько описать личный опыт, на основании которого кто-то, может быть, сможет сделать свою жизнь чуточку приятнее. Самое главное — работа должна приносить удовольствие, отдых должен делать то же самое. Если в какой-то из этих двух областей не всё гладко, значит, нужно что-то менять :)

Надеюсь, что я в чём-то была полезной для вас. Желаю вам найти свой оптимальный способ планирования своей деятельности, который будет вас радовать, а не угнетать :)