Все мы хотим прожить яркую и насыщенную хорошими событиями жизнь. Каждый старается в меру своих знаний и умений создать как можно больше интересного и талантливого. Но часто не хватает «лишнего» часа или минутки на самое важное. В большинстве случаев это зависит от неумения планировать свое время.
Много книг написано на тему тайм-менеджмента. Какие-то системы удачные для одних видов деятельности, какие-то подходят для других. Нюансы разные, но главные принципы управления временем схожи. На этой основе я и построила свои собственные правила, сохранив самое ценное и отбросив все лишнее, что перегружает систему и не несет реальной практической пользы. В этой статье я поделюсь с вами моим многолетним опытом.
Цели
Для начала определяюсь с целями. Жизнь многогранна, важных областей, требующих внимание много. Здоровье, семья, финансы, творчество, друзья, и так далее. Всем одновременно уделить внимание невозможно. Поэтому в каждой области выбирается 1-3 самых важных пункта, которые нужно улучшить.
Примеры:
Здоровье: а) исправить осанку, б) улучшить зрение, в) увеличить время ежедневных прогулок для повышения энергии и работоспособности.
Творчество: а) написать серию картин в понравившейся технике.
Финансы: а) добавить в портфолио новые работы, б) написать следующую статью на мой сайт и добавить в нее рекламный блок, в) начать изучение новой графической программы.
Точные формулировки.
Все планы, которые будут строиться на основе выбранных целей, должны быть четко сформулированы.
Примеры из моих планов на этот год:
а) Хочу здоровый позвоночник — мечтания, хотеть не вредно.
Включить в утреннюю разминку комплекс для восстановления позвоночника от Дикуля — конкретные планы.
б) Хочу рано вставать — пожелание.
Начну вставать в 5 утра сразу же после НГ каникул — конкретные планы.
в) Хочу повысить свой материальный уровень — мечтания, хотеть не вредно.
В течении года написать серия продающих статей на мой сайт, написать серию картин в новой цветовой гамме, получить новую смежную с моим творчеством, профессию — конкретные планы.
Ошибки планирования времени, через которые я проходила.
Первая и самая главная ошибка — незаписанные планы. Любое занятие, которое нужно выполнить, должно быть записано в блокнот, ежедневник, Гугл-календарь или другие удобные места. Все, что не записано, растворяется и забывается в ежедневной рутине.
Нерегулярность. Планы начинают работать тогда, когда их составляю (и выполняю!) регулярно. Даже если с самого начала плохо получалось, не отчаивалась, а начинала заново. Со временем выработалась привычка выполнять большую часть запланированного.
Нереалистичность. Можно записать в ежедневник миллион дел на каждый день. После этого напротив каждого пункта посмотреть сколько времени он занимает и суммировать общую сумму. Как показывает практика, желания с калькулятором не дружат, так что приходится корректировать и многое переносить на другие дни. А то и вовсе отказываться от некоторых великих свершений.
Нерасставленные приоритеты. Выполнять в первую очередь то, что важно и срочно. Все остальное можно отложить или совсем вычеркнуть из планов. Все помнят правило Парето? Для забывчивых: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». Еще бы почаще об этом вспоминать :)
А где же запас времени? Никогда нельзя заполнять планами все рабочее время. Всегда нужен запас времени на непредвиденные обстоятельства. Из моей практики самое удобное распланировать 60-80% времени, остальное оставить про запас. Без дела в эти периоды не остаюсь — всегда находится что-то очень срочное и важное.
Свободный день. Пятницу стараюсь вообще не планировать и работаю в таком режиме, в каком мне хочется. Это я делаю поблажки для моей неорганизованной части натуры, что бы она не сильно расстраивалась и не выходила из берегов в остальное время.
Поглотители времени.
Все знают, сколько времени отжимают телефонные разговоры, болтовня в соцсетях, серфинг по интернету, игры онлайн. Но у каждого из нас есть свои личные убийцы драгоценного времени. Они легко отслеживаются, если в течении трех дней подробно записывать все свои действия. Мне было комфортно разбить день на столбик с часами (по четыре клетки на час) и 15-минутные отрезки времени закрашивать цветными карандашами. Зеленый — домашние дела, отдых, обед/завтрак/перекус/разминка. Голубой — учеба книги/видео уроки. Красный — непосредственно создание ценностей, за которые получаю деньги. Все часы у меня расположены вертикально, так что можно справа писать комментарии, на что именно уходит время.
Как выяснилось, самые большие поглотители у меня — это чтение блогов и чтение художественной литературы в перерывах. Я забывала обо всем и время, которое было запланировано на работу/творчество/учебу утекало сквозь пальцы. Сейчас у меня стоит ограничение: читаю только утром и вечером (моя самая лучшая награда за проделанную работу — интересная книжка), а в середине дня занимаюсь запланированным.
Визуализация и другие помощники
Многие гуру тайм-менеджмента советуют визуализировать цели мечты. Так же, по их словам, должны помогать всевозможные списки — картонки с целями, куча разных видов таблиц и графиков, обозначения дедлайнов.
Честно скажу, у меня не работает. Слишком буйная фантазия смещает акценты при визуализации. Получаются творческие задания сами по себе, в виде картин и иллюстраций, а цели — сами по себе, и никак не хотят пересекаться и друг друга поддерживать.
Списки вечно теряются, я их перекладываю с места на место. Котята растаскивают картонки по дому, не понимая, что они нужны мне для дополнительной мотивации. Маленькие еще, то с них взять?
Дедлайны работают в основном тогда, когда выставляю себе большой запас времени. При маленьком запасе у меня срабатывает или закон подлости, когда что-то непредвиденное случается, или включается внутренний капризный нехочуха, с которым бывает сложно договориться.
Таблицу интересно составлять первые несколько месяцев для уточнения временных затрат и наглядного отображения результатов в цифрах. Затем это становится нудной обязаловкой, отнимающей время.
Таймер
Таймер онлайн наше всё. С его помощью проще контролировать свою работу. Я настроила громкий противный звук, который проигнорировать сложно, поэтому относительно легко отрываюсь от занятий, чтобы выставить другой промежуток времени и заняться следующим пунктом в плане.
Отдых
Любая деятельность со временем приводит к усталости. Что бы усталость к вечеру накапливалась не так интенсивно, нужен определенный ритм работы. В течении дня необходимо переключаться с одного вида занятий на другой, отличающийся от предыдущего. Временные промежутки для меня самые удобные 45/15 минут или на 30/10 минут, в зависимости от того, что делаю. Стараюсь чередовать работу сидя с подвижными действиями, умственную деятельность с физической.
Примеры:
45 минут живопись — 15 минут мелкие домашние дела
45 минут живопись — 15 минут разминка
(практически как в школе урок/переменка)
30 минут готовка обеда — 10 минут порядок на компьютере
30 минут отправка иллюстраций — 10 минут мытье кистей
Так же в книгах по тайм-менеджменту рекомендуют планировать отдых. Не планирую детально, не работает у меня такое. В субботу обычно переделываются домашние дела, накопившиеся за неделю, а в воскресенье — любые другие развлечения и много книг.
Отпуск тоже запланировать не удается. В идеале, конечно, раз в сезон — неделя отдыха, раз в год — море. Но увы, последние несколько лет такой режим сбился. Этот год вообще веселый — всю зиму и большую часть весны работала с утра и до ночи. Почти весь май выпал из работы — у меня на руках оказались пять малюсеньких выброшенных котят. Это еще повезло, моя кошка быстро их себе присвоила и помогала в умывании и успокаивании пищащих монстриков, которых нужно было выкормить из соски. В начале лета меня сын неожиданно отправил с его друзьями на море, но потом я заболела, затем варенье варила и чего-то затянулся процесс.
В общем, никакой упорядоченности у меня сейчас с отдыхом не получается. Но я не сдаюсь, и уверена, что у меня еще все получится. Надеюсь, у вас тоже все будет прекрасно :)
Успехов и чудесного летнего настроения!