Когда заказов много, материалов ещё больше, какие-то работы делаешь не ты (я, например, не умею вязать воротнички на свои платья), то медленно погружаешься в хаос. Один раз я сшила платье не из той ткани. Вот правда, сама удивляюсь. Она, конечно, почти неотличима от той, из которой надо было сшить, никто никогда бы этого не заметил, но я-то знаю. А один раз пришила кружево не так, как в изначальной модели платья. Мне об этом сообщила клиентка, посмотрев на фотографию, а у меня даже мысли не возникло свериться со своим же магазином в процессе работы. А как нитки заканчиваются в самый неподходящий момент. Да у меня и ткань может закончиться незаметно. Опа! Заказа на платье два, а ткани хватает на полтора. И начинается вынужденное самосовершенствование в экономном крое. Пока всегда всё удавалось, но везти же не может вечно. С пуговицами, молниями - та же беда. И бежишь в магазин посреди рабочего дня. А если надо маме, например, что-то объяснить, когда меня нет... Ну вот эту вот бирюзовую шерсть надо сфотографировать для клиентки, которая похожа на джинсу, её там 2-3 метра должно быть, она где-то или на столе лежит, или на полке... Мне надо крупный план сфотографировать, чтобы были видны детали, и издалека, общий план. Нет, совсем не тот оттенок получился, надо переделать. То есть сам делаешь - путаешься, а как делегировать надо кому-то что-то, даже самое, вроде бы просто и понятное - начинается совем караул. Я уже писала сама себе инструкции, планы, сводные талицы. Сейчас и в электронных документах уже бардак, что ничего не найти так просто. Ну как сделать так, чтобы всё на своих местах, всё легко находилось и поддерживалось в порядке, было понятно, в какой последовательности и как именно. Чтобы не было неопределённости и места ошибке. Как?
Сегодня уже во второй раз берусь придумывать систему учёта ткани. Со всеми кусками у меня ещё видов 200-300, так что пора. В первый раз не прошла испытание классификация тканей и не были продуманы достаточно простые и понятные правила учёта новой. В итоге часть ткани с бирками, часть сама по себе. Сейчас у меня какая-то смесь электронной таблицы, где содержится вся информация по тканям, а на ткани только номер. Плюс сразу фотографии тканей лежат в облаке, чтобы было легко и просто показать нужную клиенту. Времени потрачено и ещё потратится масса, а уверенности, что эта система будет-таки работать - нет. Без системы плохо, с плохой системой - ещё хуже.
У вас есть какие-то рабочие примеры того, как вести бухгалтерию, учёт запасов материалов, количество затраченного времени и выполненных заказов? Как поддерживаете порядок и защищаетесь от ошибок? Как собираете информацию для анализа результатов своей деятельности?