Времени у каждого из нас очень немного. В области времени нет миллионеров. Доступный нам капитал времени, оставшегося до конца жизни, составляет примерно 200-400 тысяч часов. И самое главное — время невосполнимо. Потерянное время, в отличие от потерянных денег, нельзя вернуть.
Глеб Архангельский «Тайм драйв: как успевать жить и работать»
Из книги Глеба Архангельского «Тайм драйв: как успевать жить и работать» я узнала о технологии эффективного использования своего времени на работе и в жизни. Его система, о которой я напишу чуть позже, приведена в лекции «Управление временем».
Еще до начала написания этой статьи я старалась применять в своей жизни методы по системе Fly Lady (летающая леди). Аббревиатура FLY — от английских слов finally loving yourself, что означает «наконец любящая себя» (при этом to fly значит «летать»).
Разработала эту систему организации домашнего хозяйства и планирования времени американка Марла Силли. В интернете существуют целые живые сообщества, у этой системы есть много последовательниц, по ней изданы книги и инструкции.
Fly lady — это тайм-менеджмент для домохозяек, для тех, кто просто не успевает справляться и с домом и с работой.
Приведу лишь основные принципы управления своим временем дома:
1. Внешний вид. С утра приводим себя в порядок: наносим свой обычный макияж и надеваем красивую и удобную одежду. Это помогает чувствовать себя в форме и не распускаться.
2. Для начала надо создать в своем доме одно место, олицетворяющее порядок. Марла Силли предлагает кухонную раковину. Постоянно поддерживать чистоту в ней и постепенно множить аналогичные привычки, маленькими шажками продвигаясь вперед. Этот принцип пересекается с методом, предложенным в лекции «Управление временем»: метод бифштекса — разбивание крупной задачи (слона) на мелкие части, которые не сложно выполнить.
3. Та работа по дому, которую нужно выполнять ежедневно, в системе «Летающей леди» называется «рутины» (или «лягушки»). Они у всех разные. Например, утренняя — привести себя в порядок, загрузить одежду и кухонные полотенца в стиральную машину, перекусить, вымыть посуду. Вечерняя — приготовить одежду, которую ты наденешь завтра, подарить себе, любимой, полчаса — ванна с пеной, педикюр или книга.
4. Расхламление дома. Девиз флай-леди — «хлам невозможно упорядочить». Хочешь уюта — научись избавляться от лишнего. Для семьи из двух человек, например, не нужно десять комплектов постельного белья — оставь четыре лучших. И порядка добиться легче, и вид спальни лучше.
5. Не покупай новое, не избавившись от старого. Купила комплект кухонных полотенец — одной рукой кладешь его в шкаф, другой тут же достаешь старые полотенца и отправляешь в мусор. Это поможет расчистить шкафчик на кухне и сэкономит деньги.
6. Вовремя гаси «горячие точки». Это места в доме, куда стоит положить что-то утром — к вечеру получишь мусорную кучку. Например, полочку в прихожей, прикроватную тумбочку и так далее.
Опять же данный метод пересекается с лекцией, где описывались способы поедания «лягушек», пока те не превратились в «жаб». То есть необходимо справляться с проблемами незамедлительно, пока ситуация не вышла из-под контроля.
7. Раздели квартиру на зоны. Например, на этой неделе ты более тщательно убираешься в детской, а на следующей — в ванной и прихожей.
8. Всегда и сразу убирай за собой. Казалось бы, нет ничего проще, чем протереть плиту и кафель за ней сразу же после приготовления пищи. Но мы откладываем это и потом час оттираем жирные брызги с кафеля.
9. Балуем себя. Этот пункт не менее значителен, чем остальные. Освободись от быта и полюби себя, система и задумана изначально. Обязательно нужно освободить выходные от уборки и стирки — посвятить их семье.
10. Игра в риэлтора. Марла в книге «Летающая домохозяйка. Размышления у кухонной раковины» рекомендует представить себя риэлтором, и осмотреть квартиру чужими глазами. Задача — подсказать домовладельцу, что нужно сделать, чтобы дом выглядел лучше, перед тем как выставить его на продажу. Записать нужно все, что «советуешь»: «покрасить окно в спальне», «заменить ручки на комоде» и так далее.
Постепенно, включая это в свои планы уборки, дом станет уютнее.
11. Последний важный пункт: не делать два дела одновременно! Не нужно пытаться сразу же «с понедельника» стать другим человеком! Иначе можно перегореть, сделав слишком много и слишком быстро.
Как мне это помогло?
Дома
Во-первых, появился интерес попробовать по чуть-чуть исправить свой дом и себя заодно. Горячих точек в доме было много и вид горы посуды, белья и так далее приводил лишь в уныние, и отсюда появилась неудовлетворенность своей жизнью, работой и семьей.
Дневники или хронометраж вести я пыталась, но в силу ленности прекратила это занятие очень быстро. А метод борьбы с хламом я проводила рейдами, тщательно планируя зону «зачистки».
Во-вторых, результат не заставил себя ждать — у меня повысилась самооценка, у меня появилось личное время на свои приятные занятия, так как я успевала, и поработать, и поиграть с ребенком, и накормить мужа.
Я вошла во вкус, и мне уже просто необходимо было что-нибудь систематизировать и приводить в порядок.
В офисе
Когда я вступила в должность, я первым делом осмотрела свое рабочее место: горячих точек, которые поглощали мое время, было много. Если бы я не овладела навыками по системе fly lady — я тратила бы много времени на поиски нужных контактов, документов и так далее.
Сначала я привела в порядок общий вид папок — заказала нужное количество одного корпоративного цвета и рассортировала по ним все документы.
Затем, я упорядочила почтовик Outlook. Писем приходит обычно много и чтобы не запутаться, я создала несколько папок для каждой группы. Время на поиски сократилось вдвое.
Также я заново наладила связь с поставщиками канцелярии, питания, подарков для клиентов.
Пришлось также проводить медленную подготовку сотрудников к нововведениям.
Если, например, раньше составление приказов, направляющих в командировку сотрудников производилось спонтанно, постфактум, то по новым правилам (придуманным мной для упрощения процедуры), каждый сообщал мне заранее место, дату и цель поездки.
Таким образом, я смогла сочетать методы Марлы Силли не только дома, но и на новом месте работы.
Что касается тайм-менеджмента, описываемого в курсе «Управление временем», приведу лишь несколько примеров из своей жизни:
Для эффективной работы мне бывает необходимо распланировать день или неделю таким образом, чтобы успеть сделать все основные задачи.
Полезным является планирование своего дня — я определяю «кейросовые задачи», делю их на срочные и важные и ставлю в списке на первое место, затем выписываю важные и несрочные задания. Рутинные несрочные задания ставлю на последнее место — их можно выполнять, когда все основное уже завершено.
Само-мотивация
Система шагов в настройке личного тайм-менеджмента по Глебу Архангельскому призывает выполнять следующее:
- сделайте отдых в течение дня ритмичным;
- обеспечивайте максимальное переключение;
- используйте «творческую лень»;
- повысьте эффективность сна;
- применяйте «микро-сон» в течение рабочего дня;
- выделяйте время на «переживание момента».
Я согласна с первыми тремя утверждениями, что отдых обязательно нужен в течение дня, и отдыхать нужно правильно, разнообразно. Если я, к примеру, провела несколько часов за компьютером, то для эффективного снятия напряжения мне следует пройтись, например, до кухни и обратно, сделать себе кофе и потратить пять минут на общение.
Что касается эффективности микро-сна на работе, то, к сожалению, в моей организации это не практикуется. Однако, в некоторых странах специально выделяется время в течение рабочего дня на сон (так называемая сиеста). Сотрудники, отдыхая, восстанавливают свои силы и с рвением могут приступать к работе. Ученые исследовали работу мозга и производительность людей, которые поспали, и тех, кто не спал — оказалось, что отдохнувший человек работает и реагирует быстрее, чем, тот, кто весь день работал без сна.
В заключение, хотела бы привести слова Глеба Архангельского из книги «Тайм драйв: как успевать жить и работать»:
«Наш капитал времени невелик. Это касается не только каждого из нас в отдельности, но и всей нации в целом. У нас мало времени — на дворе XXI век, и нам в этом веке нужно многое наверстывать, многому учиться. Перестать переживать о прошлых неудачах, не бояться ставить дерзкие цели — и достигать их. Научиться не только мечтать, что мы умеем хорошо, но и — организованно, целенаправленно воплощать мечты в реальность».
Я пока еще не научилась справляться со своими «лягушками» и часто откладываю их на потом, временами забываю вести хронометраж и бросаюсь выполнять задачу целиком и сразу, забывая, разрезать ее на бифштексы. Но я четко знаю, что нужно правильно распределять свое время, чтобы успеть в своей жизни многое, и я благодарна тем людям, которые систематизировали свой опыт и изложили его в книгах.
Цитируя мою статью, пожалуйста, указывайте автора и приводите ссылку на источник.
Баканова С.А.