Обновление пароля

 > Журнал > Публикации > Хитрости и советы / Lifehack > Как собрать всю нужную информацию и не заблудиться в ней.

Как собрать всю нужную информацию и не заблудиться в ней.

09.07.2013 9:54     Просмотров: 4002     Комментариев: 29     
Nia
Виды творчества:   Разные виды творчества

Думаю, многие из нас после совершения нескольких десятков продаж начинали задумываться о том, как же собрать информацию о своих драгоценных покупателях в одном месте, зафиксировать кто что покупал, какие заказы ещё в процессе выполнения, кому что обещано, какие материалы необходимо закупить…

Есть категории работ, которые изготавливаются достаточно быстро, стоят не сильно дорого, но покупают их очень много, а если на носу праздники…, в этих случаях требуется ещё контроль выполнения всех заказов, да ещё и в установленные сроки.

Хочу поделиться своим маленьким опытом в систематизации информации. Сразу оговорюсь, продажи материалов и бижутерии я веду отдельно, и рассказывать буду именно о бижутерии. Храню я всё в Экселе.

Эта публикация рассчитана на начинающих осваивать его, ну и для тех, кто уже немного освоился в этой программе.

Для начала я определила какую информацию мне важно знать о покупателе, и что я хочу «вытаскивать» в дальнейшем из полученной таблички. Это самый важный момент, всё остальное - технические моменты.

Главным для меня было:

- сохранить контакты,

- выяснить суммы, количество покупок,

- направление бижутерии, которую предпочитает покупатель (конкретизировать какую модель покупали я не хотела),

- сконструировать календарь исполнения заказов,

- и зафиксировать кому что я обещала.

Вот такая получилась у меня табличка. 

хранение информации

Ссылки на профиль делаю чтобы быстрее найти на сайте покупателя, ресурс мне нужен для статистики, чтобы понимать где больше происходит продаж.

Колонка «ост дней» показывает сколько на выполнение работы у меня осталось дней, информация обновляется сама.

В ячейке U2 находится текущая дата, чтобы её установить необходимо напитать в ячейке формулу =СЕГОДНЯ() и нажать inter

В ячейке N2 прописана формула, которая считает сколько осталось дней =M2-U$2, где =M2 - это ячейка, в которой стоит дата исполнения заказа, U$2 - текущая дата, доллар ставим чтобы при протаскивании формулы по всему столбцу, ссылка на ячейку с сегодняшней датой не менялась.

Чтобы проставить формулу во всём столбце, нажимаем на ячейку с формулой, она выделяется в рамочку, в нижнем правом углу маленький квадратик, наводим курсор, из белого плюсика он превращается в маленький черный, нажимаем левую клавишу и тащим вниз.

Теперь все данные заполнены, приступим к их использованию.

Для поиска информации используем поиск, нажимаю клавиши ctrl + F, в появившемся окне набираем слово, которое надо найти и нажимаю найти далее, выделяется ячейка, содержащая этот текст.

бухгалтерия

Так же для поиска информации удобно использовать фильтры. Чтобы проставить фильтры на все колонки, выделяем весь лист, для этого нажимаем на треугольничек в левом верхнем углу, а далее выбираем в меню команду  Сортировка и фильры -> фильтры 

эксел

С помощью фильтров можно скрыть часть строчек и оставить только нужные. Например, чтобы оставить в видимости покупателей только из Москвы и СПб нажимаем на фильтр (треугольничек) в колонке с городами, убираем все галочки и оставляем их только напротив Москвы и СПб. В табличке остаются только покупатели из этих городов. Чтобы вернуть полный список, нажимаем на фильтр в той же колонке и проставляем все галочки. При нажатии на самый верхний кубик, галочки проставляются везде, при повторном нажатии снимаются все галочки, когда список большой, по одной галочке неудобно ставить. Так же, чтобы в длинном списке фильтра быстро переместиться к нужному слову, надо ввести первую букву нужного слова, и тогда произойдёт перемещение в ту часть списка, где слова начинаются с этой буквы.

систематизация информации

 

 

С помощью "фильтров по словам" я отбираю так же покупателей, которым я обещала сделать рассылку о поступлении новых материалов, новых работах, коллекциях, акциях. Делаю список материалов, которые мне надо докупить.

 

Со словами разобрались, теперь цифры.

У меня есть колонка, в которой показывается через сколько дней работа должна быть готова.

Допустим, я хочу видеть только те работы, которые мне надо выполнить в ближайшие 6 дней.

Идём в столбец с днями, нажимаем на фильтр, выбираем Числовые фильтры->между. В новом окошке выставляем параметры. Я выбираю срок больше 0, (те, что меньше, у меня уже сделаны), и меньше 6, т.е. те работы, которые мне надо сделать позже чем через 7 дней, меня пока не интересуют.

 

"Числовые фильтры" мне помогают искать покупателей, сделавших крупные покупки.

А теперь немного красок.

Ячейки можно выделять разными цветами, это делает наш файл более удобным для визуального восприятия. Но цвета можно использовать не только для красоты, но и как дополнительный параметр отбора информации.

Например, в процессе выполнения работы завязались очень дружеские отношения и хочется порадовать покупателя на праздник, например на 8 марта. Тогда я разукрашиваю все имена таких важных покупателей одним цветом. Любителей новогоднего настроения крашу другим цветом. А вот покупателей-кошатников, я выделю отдельным цветом и поздравлю их потом с днём кошки... Красок много, на каждое событие хватит.

Теперь, чтобы найти всех покупателей с одинаковым праздничным цветом, опять отправляемся в фильтры. Выбираем фильтр по цвету и нужный цвет. Ок, и у нас остаются только покупатели окрашенные в этот цвет.

Результат:

 

Если мы вдруг забыли где стоят отборы по фильтрам, или поставили их очень много, и лень снимать каждый поотдельности, воспользуемся возможностью снять сразу все фильтры. Для этого выделяем  весь лист и в меню выбираем команду  Сортировка и фильры -> фильтры.  

 Это совсем маленькая часть того, что можно сделать с помощью этой вполне доступной программы, в следующий раз я покажу как быстро строить различные отчёты и управлять цифрами.

Надеюсь, информация стала кому-то полезной.

Ключевые слова:  
Ярмарка Мастеров - ручная работа, handmade
 
Жми «Нравится»
и подписывайся на нас в Facebook!

Сообщение модератору

Отправьте сообщение модераторам, если считаете, что данная работа нарушает Правила Ярмарки Мастеров.

Шаг 1 из 3: Создание магазина

Откройте собственный онлайн-магазин в несколько простых шагов и зарабатывайте любимым творчеством
Как будет называться магазин?
Какой у него будет web-адрес?

Шаг 2 из 3: Регистрация

Укажите контактные данные для своего магазина. Уже есть аккаунт?
Введите email
Придумайте пароль
Укажите свой город
< Назад

Шаг 3 из 3: Проверка email

  • Магазин
  • Регистрация
  • Проверка email
Остался завершающий шаг! Мы отправили Вам письмо, перейдите по ссылке в нем, чтобы подтвердить свою почту и начать работу с магазином.
Если письмо не пришло — можем отправить еще раз