Нескончаемый поток писем хорошо знаком всем. От писем клиентов до квитанций об оплате — все это с каждым годом все больше и больше засоряет не только почту, но и отнимает кучу времени и сил.
Иногда на разбор и организацию почты уходит большая часть рабочего дня.
Представляем вашему вниманию 5 правил, которые помогут организовать свою почту!
Правило № 1. Отключите автоматические оповещения с компьютера и телефона
Вместо того, чтобы каждый раз реагировать на новое письмо, вы можете выделить отдельное время для проверки почты. Эффективнее всего три раза в день: утром, днем и вечером.
Правило № 2. Настройте VIP-оповещения
Если чьи-то письма требуют от вас мгновенного ответа, то вы можете настроить оповещения только для этого контакта.
Правило № 3. Читайте почту только с того устройства, с которого вы можете ответить
Многие читают почту на телефоне, но отвечают только с компьютера. Это совершенно необязательная двойная работа: вы читаете письмо на телефоне, тратите время на обдумывание письма и когда садитесь за компьютер, вам приходится вспоминать и заново обдумывать его. Это просто трата времени.
Правило № 4. Inbox zero. Ноль писем в папке Входящие
Идея технологии Inbox Zero может быть сформулирована примерно так: «Обработка каждого входящего письма за один раз».
Когда вы садитесь проверять почту (строго по очереди, по возможности не выбирая письма по заголовкам и адресатам), вам необходимо принять решение о его дальнейшей судьбе.
Возможны четыре основных сценария:
- Удаление. Только в 20% писем содержится 80% информации, которая может быть вам важна (Правило Парето). Отпишитесь от всех рассылок, которые для вас не критичны, потратьте на это время и больше они не станут вас отвлекать от действительно важных вещей. Создайте фильтры, автоматически перемещающие новые письма с массовыми рассылками и прочими неважными вещами в предназначенные им папки.
- Архивирование. Если в письме содержится информация, которая может вам пригодиться в дальнейшем, используйте функцию архивирование. Но не злоупотребляйте этой функцией.
- Выполнение. Если ответ займет не больше 5 минут, отвечайте сразу. Иногда большое количество неотвеченных писем может висеть на вас большим грузом, избавляйтесь от этого.
- ToDo list. Записывать письма в виде задач. Письма, которые требуют от вас действия или ответ на них займет более 5 минут, можно сгенерировать в ваш ToDolist. В этом приложении очень удобно работать с почтой, так как у него есть плагин, который позволяет из gmail добавлять письмо в виде задачи в ваш ToDolist. Если вы не пользуйтесь приложением для организации, можно воспользоваться просто листом и ручкой.
Правило № 5. Объявить email банкротство
Достаточно сомнительный концепт, но действенный, когда у вас скапливается огромное количество писем, с которыми просто невозможно разобраться. Вы просто удаляете все-все письма и сообщаете своему контактному листу, что вы потеряли все письма на ящике, и если у вас есть всё ещё актуальные письма и вопросы, то, пожалуйста, пришлите их снова.
Это были маленькие советы о том, как не тратить полжизни на разбор вашей почты. Чтобы обратиться снова к этой статье, добавьте ее в избранное, это удобно! Желаю вам больше писем от клиентов, удачного дня!
Читайте также: