Доброго дня.
Наша Мастерская в этом году уже 4-й год подряд участвовала в "Новогодней Ярмарке" в КВЦ ДонЭкспоцентр в г. Ростов-на-Дону. И вчера - 28 декабря - мы опубликовали о нашем участии в этой ярмарке. В фото отчете много красивых фотографий нашего чудесного павильона. И как в нем было указано, сам организационный процесс будет описан подробно здесь, где уже детально "изнутри" можно будет ознакомиться с тем, как прошла Ярмарка. Особенно интересно и полезно это будем мастерам, которые когда либо участвовали или собираются участвовать в ярмарках КВЦ ДонЭкспоцентр (да и прочих других выставочных центров).
Сразу говорим, что этот отчет не радужный, длинный и довольно информативный. В процессе Ярмарки все фиксировалось, в т.ч. делались фото, к отчету приложены эти фото, скрины из официальной группы Ярмарки в соц сети и т.д., так что отчет максимально объективен.
"Новогодняя Ярмарка 2016" проходила с 16 по 25 декабря 2016 г. в КВЦ ДонЭкспоцентр (бывший "ВЕРТОЛЭКСПО") - это самый большой конгрессно-выставочный центр города Ростова-на-Дону (пр. М. Нагибина, 30), Поскольку отчет и так длинный, то пройдемся по фактам, никакой "воды". В декабре 2015 г. мы публиковали отчет о Новогодней Ярмарке 2015 в том же КВЦ, где описали плюсы и минусы Ярмарки. В целом они так обоюдно и остались, только минусы мы теперь рассмотрим подробно на не приятном примере Новогодней Ярмарки 2016. Самый главный минус "на десерт".
1. Музыкальный фон. В 2015 году музыки почти не было. В этот раз, 16, 17 и полдня 18 декабря играл один и тот же плейлист из детских песен про новый год, состоящий примерно из 15 песен, две из них прочно осели на подкорку - "Ёлка в Рождество" и "Серебристые снежинки". Это милые детские песенки, но представьте, что вы слушаете их 9 часов кряду на постоянном повторе, 3 дня подряд... 18 декабря видимо у кого-то из участников не выдержали нервы, и музыку попросили сменить на другую, но после этого до конца ярмарки музыки не было вовсе.
2. Бейджи и контроль посещаемости. А точнее их отсутствие. В прошлые 3 года всем участникам выдавались бейджи с зажимом, утром одел его на кофточку, вечером снял, все как и должно быть. В этом году вместо бейджей выдали одноразовые бумажные ленты, которые обычно выдают в клубах и пабах, либо на ярмарках, но посетителям, чтобы отследить, сколько людей посетило мероприятие. Здесь же эти ленточки выдали участникам.
На фото: вверху бумажные ленты этого года, и внизу - нормальные бейджи предыдущих лет:
16, 17 декабря нам с утра выдавали эти бумажные ленты по 2 шт на павильон, а 18 декабря сказали: "Ну мы же вам уже их выдали вчера и позавчера!". На слова о том, что вообще-то это одноразовые бумажки, которые вечером кроме как разрезать, с руки не снять, нам ответили шутя: "Ну значит, спите в них и мойтесь, снимите, как ярмарка закончится".
Что касается контроля посещаемости ярмарки в плане того, сколько же посетителей было - тут мы никогда не узнаем правду, т..к. вход для посетителей был свободный, но никаких бумажек - лент - им не давали. А если и были на входе датчики движения, то их цифры и близко будут не верны, т.к. сами участники много раз на дню бегали туда - сюда. Поэтому, в дальнейшем озвученная менеджерами КВЦ цифра посетивших Ярмарку 2016 будет абсолютно взята с потолка, т.к. никто посетителей не считал.
3. Планировка. Мы забронировали за собой павильон в октябре, как всегда в совершенно определенном выбранном месте. И за 3 месяца - октябрь, ноябрь, декабрь - планировка поменялась 4 раза! И это только известное нам количество изменений, т.к. столько раз мы обращались к своему менеджеру, и она присылала новую планировку (на скринах каждая новая планировка помечена цифрами от 1 до 4). При этом важно, менеджеры данного КВЦ никогда сами не сообщают об изменениях в планировке. Т.е. если вы хотите знать, где же вы все-таки будете "стоять", то вам нужно не менее 2 раз в месяц самим звонить / писать своему менеджеру, чтобы вам сообщали об изменениях и присылали обновленную планировку. В итоге мы конечно были в центре, как и забронировали, но пока все 3 месяца менялось, мы числились за павильонами С20, С9, С10.
Причина по которой, администрация КВЦ беспрепятственно меняет места и не уведомляет об этом участников, вероятно связана с тем, что место - павильон - сам № павильона в Договоре не прописано! Т.е. в договоре с КВЦ указывается только взнос и количество квадратов, которое снимает и оплачивает участник. А именно № павильона прописывается в Заявке на участие, но Заявка не является частью основного Договора, хотя при этом в ней прописано, что она сама является Заявкой - Договором. К тому же в Договоре (который именуется именно так) прописано, что КВЦ в праве менять месторасположение павильона в соответствии с концепцией выставки, но предварительно уведомив от этом участника! А т.к. никто никого не уведомляет, то на лицо многократное нарушение Договора.
4. Метраж. В 2013г. мы снимали 4 кв.метра, в 2014 - 6 кв.м., в 2015г. - 2 кв.м., и в этом году хотели также 2, т.к. путем проб и ошибок нескольких лет стало понятно, что 2 квадрата для нас идеально, т.к. все наши изделия не большого размера. Обсудили все со своим менеджером, она сказала, что вообще-то у них 4 кв.м. минимальный павильон (было смешно слушать, учитывая нашу квадратуру в 2015г.), но руководство дало добро. (Отступление - здесь могут и 1 метр сдать, когда планировку переделывают и надо кем-то закрыть не цельный островок павильонов). Мы по Договору оплатили всю сумму сразу в октябре - взнос и 2 квадрата, и неделю от своего менеджера ждали счет и подписанный Договор. Ровно через неделю нам позвонил менеджер сам, и "обрадовал", что у них в КВЦ была большая планерка, на которой высшее руководство запретило "подневольным" менеджерам сдавать павильоны менее 4 кв.м, и что мы должны либо доплатить до 4 кв.м., либо нас с центра перенесут, и мы будем сбоку-припеку - с краю выставочного центра, вот только там и можно снимать 2 метра. Естественно, нас не устроил "переезд" на край, учитывая, что мы всегда снимаем место в центре, и специально для этого за несколько месяцев до ярмарки бронируем и оплачиваем его. Но подписанный Договор то нам во время не дали, а как известно без бумажки ты... Так что нас по сути вынудили доплатить до 4 кв.м (пусть уже со скидкой), и мы нашли дружественную мастерскую, с которой совместо снимали павильон, чтобы снизить затраты на аренду. На будущее совет (и нам тоже): как заплатили - не ждите несколько дней (а кто-то и недель), а стойте "над душой" у менеджера, пока вам не дадут подписанную документацию!
При заезде 15 декабря в КВЦ, выяснилось, что в центре как минимум 3 павильона стояли на 2-х кв.м. При немедленном общении с менеджером, последняя невразумительно объясняла, что "островки" павильонов должны быть одного размера, а внутри размеры павильона можно варьировать, и что нам просто не повезло, что на нашем островке все взяли по 4 метра, если бы кто-то рядом с нами снял 6 кв, то нам бы дали на 2 меньше, но ничего уже не сделаешь.
5. Питание в КВЦ. Как правило, участники берут с собой термосы с бутербродами, пользуются автоматами с кофе / чаем на территории КВЦ, или услугами бариста - всегда есть пара участников - павильонов, продающих вкусный горячий кофе. Однако, конечно, бывает, что не взял с собой еду, или просто хочется горячего гарнира. В таком случае обычно есть 2 варианта: сходить в ресторан КВЦ или купить еду в павильоне у участников, которые снимают 2 кв.м. с краю, и приносят горячие обеды. Разумеется, цены в одном и в другом варианте сильно разнятся. Средний стандартный (по вкусу столовки) обед в ресторане КВЦ обойдется примерно в 450 руб. (для Ростова-на-Дону это сумма за обед из супа, гарнира и компота просто золотая), в павильоне же у частников обед обойдется в 150-200 руб. Естественно участники Ярмарки покупали еду в этом павильоне. И к середне дня 23 декабря у администрации КВЦ видимо лопнуло терпение, т.к. в ресторан никто не ходил, и они принудительно "выселили" участников павильона. К сожалению, фото не сделали, иначе бы наглядно было видно, как этих участников с едой подгоняют быстрее собираться, а рядом стоит охрана! Стоит ли говорить, что после этого посетителей у ресторана все равно не прибавилось, и участники просто стали носить еду из дома?
6. Сроки и время проведения Ярмарки. Единственный плюс прописанный в отчете: в этом году впервые Новогодняя Ярмарка длилась 10 дней (все предыдущие годы было 5 дней), это очень помогло в продажах. Но есть существенный минус, каждый день Ярмарка открыта с 10:00 до 19:00, а последний день - всегда воскресенье - до 16:00. Т.к. в будние дни многие работают в стандартном графике с 9 до 18, то к 19:00 они только успевают подъехать после работы в КВЦ, поэтому хотелось бы, чтобы время - до - было увеличено до 20:00. А вот последний день ярмарки уж точно должен длиться до 20:00, вместо этого все открыто до 16:00, а примерно с 14:00 участники из других городов начинают паковать свои товары, т.к. дополнительный день на выезд КВЦ не дает. В итоге половина участников пакуется, у посетителей создается впечатление хаоса и закрытия Ярмарки, и продаж в последний день всегда у всех мало.
7. Официальные фотографии. В КВЦ за много лет так и не появился фотограф с правильными руками. В "контактной" соц.сети есть официальная группа "Новогодняя ярмарка в ДонЭкспоцентр", где можно ознакомиться с "фотоотчетом" из 80 снимков, которые и фотографиями назвать сложно. Ознакомтесь хотя бы с тремя, комментарии тут излишни:
8. Реклама. Тот самый "десерт". Когда вы снимаете павильон, в сумму оплаты входит и рекламная компания проводимая КВЦ, т.е. вам дают площадь - место, где вы выставляете товары, не гарантируют, что у вас будут продажи, но гарантируют поток людей, - посетителей, которым вы уже с помощью своих "инструментов" будете продавать свой товар. Это норма, и это работает, когда есть кому продавать. Главная проблема этой Ярмарки была в том, что продавать было почти некому, потому что посетителей почти не было, пустые проходы.
Мы сделали внутри КВЦ фото нескольких дней. Вот один - фото в обе стороны прохода между павильонами:
Вот другой день, фото двух проходов:
Как видите, можно на малогабаритной машине ездить меж рядов, людей практически нет.
И это огромная бессовестная недоработка администрации КВЦ, непонятно, чем вообще занимался отдел маркетинга ответственный за эту Ярмарку, и куда смотрело руководство.
В выше упомянутой группе "Новогодняя ярмарка в ДонЭкспоцентр" есть следующая публикация в новостной ленте:
Весь этот "интенсив" держался часть одного 1-го дня только на детях, которые сделали петушков в благотворительных целях. Вручение призов в конкурсе закончилось, и люди разошлись. И вот как выглядели потом в другие дни места у сцены (причем самые многолюдные) в "шоу программах" для детей. Один из дней:
И еще в другой день:
На таких Ярмарках всегда есть продавцы одежды (шапки, шубы и т.д.), еды (рыба, колбаса, грибы, мед и т.д.), косметических средств, т.е. просто торговцы. А есть мастера, художники, ремесленники, т.е. созидатели и творцы, а уже потом продавцы. И особенно морально тяжело отсутствие потока людей воспринимали именно мастера, которые выставляли созданные своими руками изделия, т.к. по откликам, у мастеров было ощущение ненужности. Это сложно описать словами, но все без исключения творцы поймут то чувство, когда ты создал свое изделие, вложив в него частичку себя, с трепетом принес его на Ярмарку, со вкусом оформил свой павильон, рыскрыл душу и воодушевленный ожидаешь посетителей - будущих хозяев своих творений. А по проходам только ветер... или люди спешащие за куском рыбы или колбасы... К нам даже как-то подошла одна посетительница со словами: "А где здесь ярмарка камчатской рыбы?".
Моральные переживания - одна сторона медали. Вторая - финансовая. У каждого участника есть расходы: аренда павильона, расходы на создание товаров (материалы и трудозатраты), на упаковку (пакеты, коробки и т.д.), на рекламу (визитки, флаеры), на хоз.товары и украшения (оформление павильона). Для участников из других городов + транспортные расходы, проживание, питание. Судя по беседам с мастерами, некоторые даже просто аренду не окупили. А т.к. Ярмарка для мастеров зачастую важна, в первую очередь, как место для продаж, а уже потом для встречи с постоянными клиентами, мониторинга рынка и т.д., то смысл участия в ней теряется.
Т.к. в этом году ситуация с мизерным потоком посетителей оказалось критической, то участники не выдержали и не промолчали:
18 декабря участники нескольких павильонов разговаривали с администрацией на ресепшн, требуя принять меры по "наплыву" посетителей, либо вернуть деньги за участие в Ярмарке. В этот же день 2 павильона съехали с выставки, т.е. участники просто упаковали товары и уехали, возможно попробовать продать свой товар в другом месте.
19 декабря несколько павильонов от безысходности "САМИ скинулись" на рекламу по местному тв.
20 декабря утром приехали сотрудники местного тв - ГТРК Дон-ТР - и сняли материал на ролик, снимали естественно только те павильоны, которые сдали деньги. В вечернем выпуске этого же дня по тв показали ролик, и т.к. стороннюю ссылку мы прикрепить не можем, то по этому скрину вы легко найдете тот самый материал:
22 декабря ситуация по количеству посетителей все также оставалась плачевной, ввиду чего кто-то из участников инициировал составление жалобы, которая должна была быть направлена в администрацию КВЦ и Администрацию города. К слову эту жалобу подписали почти все участники!
23 декабря уже сами участники говорили, что увидели другой ролик по тв и еще рекламу по радио. Очевидно, что после жалобы администрация КВЦ зашевелилась, только вот до конца Ярмарки оставалось всего 2,5 дня, посетителей конечно прибавилось, но все эти (и не только эти) действия маркетингового характера надо было проводить своевременно.
Кто-то заметит, что критиковать чужую работу всегда легко, но это значит, что этот человек просто не принимал участие в этой Ярмарке или не был там как посетитель. Но в любом случае мы не только критикуем (обоснованно), но и по своим же пунктам предлагаем идеи, как можно повлиять на улучшение результатов Ярмарки:
1. Создать разнообразный музыкальный плейлист, с приятной спокойной и праздничной музыкой.
2. Каждому участнику выдать бейджи, а каждому посетителю давать бумажные одноразовые браслеты, чтобы отследить реальное количество посетителей.
3. В случае изменения планировки, в обязательном порядке (в соответствии с Договором) предварительно уведомлять участников, и вносить изменения только с их согласия.
4. Подстраиваться в метраже под потребности участников, а не под ежемесячное выполнение плана.
5. Снизить стоимость обедов в ресторане в КВЦ для участников на время проведения Ярмарки в 2 раза, при этом оставить возможность арендовать павильон частникам для продажи готовых обедов. Здоровая конкуренция..
6. Оставить длительность Ярмарки = 10 дней, во все дни продлить время работы Ярмарки до 20:00, включая последний день - воскресенье. А на следующий день дать возможность съехать, чтобы упаковываться уже после Ярмарки.
7. Нанять в конце концов профессионального фотографа.
8. Проводить своевременную (до Ярмарки, а не в ее последниее 3 дня) рекламную кампанию: по тв, радио, плакаты на остановочных пунктах, реклама в транспорте, оповещение в учебных заведениях и т.д.
9. Еще хорошо бы сделать отдельно Продовольственную Ярмарку (в другие дни), где будет в т.ч. рыба и мед, а на Новогоднюю Ярмарку допускать из еды только рождественские пряники ручной работы, сделать отдельно Вещевую Ярмарку со всеми шапками и куртками, а Новогоднюю Ярмарку заполнять товарами только праздничной направленности и позиционировать ее как место приобретения подарков.
Отчет вышел максимально подробный и объемный, очень надеемся, что вы его осилили и он будет вам полезен. А закончить его хочется словами из нашего отчета в 2015 году:
"В целом Ярмарка дело хорошее. Хорошо бы еще, она была грамотно и качественно организована."
--
С добром, Мастерская Златолист
Вероника